Le RGPD fixe les obligations minimales à respecter pour le traitement de toutes les données à caractère personnel. On peut définir les données à caractère personnel comme l’ensemble des informations permettant l’identification d’un individu ou se rapportant principalement à cet individu (notamment des caractéristiques comme l’apparence physique ou même les données biométriques). La plupart des entreprises commencent à recueillir des données personnelles dès le premier contact avec un individu. Dans certains cas, elles n’ont même pas conscience de le faire. Le simple fait d’utiliser des cookies persistants pour identifier les visiteurs de votre site Internet est déjà considéré comme un recueil de données à caractère personnel. Tout comme l’historique détaillé d’une personne dans une base de données utilisée pour la gestion de la relation clients (CRM). Même si les données à caractère personnel sont recueillies ou traitées uniquement au profit de l’individu en question, elles sont encore du ressort du RGPD. Comme pour la Directive européenne 95/46, le RGPD reprend trois groupes de règles fondamentales s’appliquant aux données à caractère personnel : les principes de protection des données, la licéité du traitement et les restrictions sur les transferts hors UE. Ces règles devraient déjà être connues de la plupart des entreprises et de nombreuses personnes. Ces trois groupes de règles sont abordés plus loin de façon plus détaillée ; leur lecture s’impose même s’il ne s’agit que de vous rafraîchir la mémoire. Le RGPD intègre également plusieurs nouvelles obligations de taille. 

LES OBLIGATIONS DE LA LOI : LES QUATRE CRITÈRES

En utilisant des logiciels permettant d’effacer les données de caisse, c’est-à-dire les enregistrements qu’elles avaient comptabilisés, certaines entreprises éludent la TVA. C’est pour contrer cette pratique que la loi impose depuis le 1er janvier 2018 que les logiciels de gestion, de comptabilité et les systèmes de caisse répondent à quatre conditions : 

• L’inaltérabilité : conserver les données renseignées dans leur état d’origine et enregistrer toute opération de modification ou de suppression.

• La sécurisation : sécuriser les données  et garantir ainsi la restitution des données de transaction dans leur état d’origine.

• La conservation : prévoir des clôtures au minimum annuelles et la conservation des données pendant six ans. Pour les systèmes de caisse, prévoir également une clôture journalière et mensuelle.

• L’archivage : dater et archiver les documents et en garantir un accès aisé  à l’administration fiscale.

Depuis le printemps 2018, vos salariés peuvent déclarer leurs revenus 2017. En fonction de leur déclaration, l’administration fiscale calculera le taux de prélèvement qui sera appliqué à leurs revenus (salaire, pension ...). Le petit plus : s’ils déclarent leurs revenus en ligne, ils connaîtront directement leur taux de prélèvement applicable au 1er janvier 2019.

Vos salariés recevront également leur taux de prélèvement sur leur avis d’impôt adressé à l’été 2018. Ils pourront ensuite choisir entre un taux non personnalisé (foyer fiscal ou neutre) ou un taux individualisé jusqu'en septembre 2018.

Les contribuables seront invités à choisir un ‘type de taux’ parmi les trois options suivantes :

- Le taux du foyer fiscal : dans ce cas, les deux conjoints se voient attribuer le même taux de prélèvement.

- Le taux individualisé : qui tient compte des revenus de chaque membre du foyer - et permet donc de ne pas désavantager l’un d’eux en cas d’écart de salaire.

- Le taux neutre : qui est basé sur un barème générique en fonction des tranches de revenus. Il permet aux contribuables de conserver la confidentialité des revenus de son foyer fiscal vis-à-vis de l’employeur.

La DGFiP vous communiquera par la suite le taux de prélèvement retenu par votre salarié.

En mettant en place la préfiguration du prélèvement à la source sur leur bulletin de salaire, vos employés connaîtront le montant indicatif du prélèvement dès septembre 2018. Ce montant sera impacté sur leur salaire à compter de janvier 2019.

Dès le premier revenu versé en 2019, ce taux de prélèvement sera appliqué au salaire : le prélèvement à la source sera automatique et apparaîtra clairement sur la fiche de paie de vos salariés. Le taux de prélèvement sera actualisé en septembre 2019 pour tenir compte des changements éventuels dus à leur déclaration des revenus de 2018, effectuée au printemps 2019.